分销 ERP：批发商和分销商需要什么，从哪里开始。

分销 ERP 需要做什么

分销 ERP 把订单、库存、价格和采购放在同一份数据上，让销售做出的承诺有仓库和供应商的实际能力作支撑。对批发和分销企业来说，核心是下面这些方面。

现有做法已经撑不住的信号

大多数分销企业是逐渐超出现有做法的承受能力的，所以这些信号很容易被习以为常。如果每周都会出现其中几条，差错和返工的代价很可能已经高于改进系统的投入。

• 超卖销售确认了订单，仓库才发现货已经分给了别人。
• 价格出错约定价格只在某个人的表格里，客户被报错价。
• 凭感觉采购补货看货架上什么少了，而不是看销售记录和交货期。
• 看不见的库存报价时看不到其他仓库或在途的库存。
• 毛利不清进口产品按供应商价格计成本，运费和关税悄悄吃掉了毛利。
• 重复录入来自邮件、网店和销售代表的订单，要在会计软件里再录一遍。

我们的分销与批发行业观察解释了为什么各用一套数据时，即使大家都很努力，服务水平还是会受影响。

实时库存、价格与报价到订单的流程

报价和销售订单界面是大多数分销承诺产生的地方，所以录入时就要看到实时可用库存和正确价格。可用库存不等于在库库存：它是货架上的数量，减去已分配给其他订单的，再加上交期前能到的采购。

定价应按固定顺序套用规则，比如先看合同价，再看客户价目表，再看数量折扣，最后才是标准价。设定最低毛利，低于它的报价需要审批；特价要设截止日期，免得一直沿用下去。

很多分销企业还要花大量时间把邮件询价变成报价单。我们关于报价自动化的文章，讲了 AI 怎样根据实时价格和库存起草报价，再由人核对后发出。

采购、补货与多仓库存

补货应该看数据，而不是看货架上什么少了。最简单的方法是补货点，business.gov.au 把它定义为再次订货前希望保有的最低库存量。它举的例子是：每周卖 10 把椅子、到货要两周，那么库存降到 20 把就该补货。

ERP 可以根据销售记录计算补货点，为旺季或不稳定的供应商加上安全库存，并把建议量凑整到供应商的最小起订量和包装规格。采购员只需审核和批准采购单，而不用从零开始做。

有多个地点时，按仓库记录库存，必要时细到库位。调拨要显示在途库存，对快销品定期做循环盘点，两次全面盘点之间的数字才靠得住。

进口商的到岸成本与追溯

到岸成本是把产品运进你仓库的全部成本：供应商价格，加上运费、保险、关税、报关和港口费用以及本地配送，再折算成澳元。没有它，进口产品看起来会比实际更赚钱。

澳大利亚边境执法局（ABF）指出，除非适用豁免或优惠，进口到澳洲的货物一般都要缴纳关税和税款；除非属于免税范围，进口货物还要缴纳 GST。分销 ERP 应能把这些费用加到一批货上，按货值、重量或体积分摊到各个品项，并在运费发票晚于货物到达时更新产品成本。关税和进口 GST 怎样入账，请咨询你的会计师或报关行。

食品和部分受监管产品还需要批次追溯。澳新食品标准局（FSANZ）要求食品制造商、批发供应商和进口商制定书面召回计划，并建议在计划中列明批次代码以及所有收货方的联系方式。在收货和发货时记录批次的 ERP，可以很快导出这份名单。

仓库作业、退货、B2B 订货与系统集成

按库位排序、用扫码确认的拣货单能减少发错货；发货时要把承运商、运单号和签收凭证记录到每张订单上。退货要有单独的流程：先给 RMA（退货授权）编号，到货后检验，再开红字发票，并决定重新入库、维修还是报废。

B2B 门户让批发客户看到自己的价格、库存和订单记录并直接下单。在它背后，系统集成让数据只录一次：ERP 管产品、库存和订单；网店把订单传进来、把库存数取回去；Xero 或 MYOB 等会计软件接收发票和账单，用于 GST 和 BAS。连接之前，先约定客户、产品和价格以哪个系统为准。

从哪里开始

从每周让你损失最大的问题开始，而不是从最长的功能清单开始。

1. 整理主数据导入之前，先整理产品清单、单位、包装规格和客户价格约定。
2. 选第一个流程如果承诺常落空，先做基于实时库存的报价和订单；如果资金压在滞销货上，先做补货。
3. 连接会计软件把发票和账单推送到会计软件，记账员照常工作。
4. 一次加一个模块第一个模块进入日常使用后，再逐个加上扫码、退货、到岸成本和 B2B 订货。

如果套装软件需要太多变通，可以考虑面向分销企业的定制 ERP，围绕你的定价规则、仓库和销售渠道来建设。

在 Optivise AI，一个定制 ERP 模块通常约一周完成开发，另加测试，并通过 API 连接现有的会计、CRM 和电商工具。每个模块验收后再开始下一个。