本文内容7 个部分
库存基础：需要弄清的几个概念
库存管理就是清楚自己有什么货、放在哪里、值多少钱、什么时候该补。business.gov.au 介绍了两种记录方式：一种是手工（定期）盘存，靠人工清点，再更新表格或纸质记录；另一种是永续盘存，由软件或 POS（销售点）系统在每次买进卖出时自动更新记录。不管用哪种，下面这些概念都要弄清楚。
| 术语 | 含义 | 示例 |
|---|---|---|
| 在库库存 | 实际存放在各个地点的数量 | 仓库里有 120 箱 |
| 可用库存 | 在库库存减去已分配给未发货订单的数量 | 在库 120，已分配 45，可用 75 |
| 计量单位 | 品项的采购、存放和销售单位，以及换算关系 | 按每托 40 箱采购，按箱销售 |
| 存放位置 | 库存所在位置：地点、仓库、货架或库位 | 墨尔本仓库，A-04 库位 |
| 交货期 | 从下采购单到货物可以销售的时间 | 从下单到上架两周 |
补货点、安全库存与交货期
补货点告诉你什么时候该买：它应覆盖供应商交货期内的预计销量，再留一点余量。business.gov.au 把补货点定义为再次订货前希望保有的每个品项的最低库存量，并举例说：如果每周卖 10 把椅子、到货要 2 周，补货点就设在 20 把。
这个例子没有留余量，一旦到货延迟或来了一张大单，就会断货。安全库存就是用来应对这种风险的：补货点 = 平均周销量 × 交货期（周）+ 安全库存。如果椅子供应商有时会晚一周，多备一周的销量，补货点就变成 10 × 2 + 10 = 30 把。
交货期要从下单算到货物上架，进口货还要算上在港时间和清关；补货点每个季度都要复核。我们的 ERP 与 AI 术语表收录了补货点的定义，以及到岸成本、主数据等相关术语。
盘点：循环盘点与全面盘点
全面盘点是对所有库存做一次实物清点，再与账面记录核对；business.gov.au 指出，大多数企业按月或按季度盘点。循环盘点则按滚动计划每次只盘少量品项，一年下来每个品项都能轮到，又不用停业一天。
ABC 分类法决定每个品项多久盘一次。按年销售额给品项排序：A 类是占销售额大头的少数品项，盘得最勤；C 类是数量多、价值低的长尾品项，盘得最少；B 类介于两者之间。
- 选品项每周挑几个 A 类品项、少量 B 类和 C 类品项，以及最近出过问题的品项。
- 盲盘清点时不看系统数量，以免屏幕上的数字影响清点结果。
- 差异复点差异超出允许范围的，先重新清点，再做任何调整。
- 查找原因核查该品项最近的收货、拣货、退货和单位换算。
- 带原因调整调整时填写原因代码，反复出现的原因就会在报表中显现出来。
年终盘点还关系到税务。business.gov.au 指出，所有企业都必须在每个纳税年度结束时核算存货价值。根据 ATO（澳大利亚税务局）的简化存货规则（simplified trading stock rules），符合条件的小企业如果合理估计全年存货价值的变动不超过 5,000 澳元，就不需要盘点，也不需要核算这部分变动。具体适用哪套规则，请咨询你的会计师或注册税务代理。
库存差错的常见原因
库存差错通常源于日常流程中的漏洞，而不是某一次大事件。盘点数和系统数对不上时，先查这几处。
- 收货未登记货物上架了才登记收货，或者挂错了采购单。
- 计量单位混淆一箱 12 个被收成了 12 箱，或者按箱存放的货按个卖出却没有换算。
- 出入库未过账货被拿去当样品或做项目，或客户退回，却没有做出入库记录。
- 品项编码重复同一个产品有两个编码，或者相似的产品用了同一个含糊的描述。
- 放错位置系统显示在 A-04，货却在 A-40，于是被当成缺货又补了一批。
- 损坏、过期和丢失损坏或过期的货要等到下次盘点才核销，而不是发现时就处理。
表格什么时候撑不住
品项少、只有一个地点、只有一个人更新库存时，表格是够用的。出现下面这些情况，它就撑不住了：
- 多人同时更新库存，各自的版本越来越对不上。
- 库存分布在第二个仓库、送货车或外包方的场地。
- 订单来自网店、销售代表和邮件，每个渠道都需要实时可用库存。
- 你需要历史数据：上一季卖了什么、哪些货一直没动。
- 需要批次或有效期追溯，比如食品或化工产品。
如果符合其中几条，可以看看我们的小企业 ERP 指南，里面讲了怎样从一个模块起步，而不是一次上整套系统。
库存模块、WMS 与会计软件
ERP 里的库存模块按品项和存放位置保持永续库存记录，每一次收货、销售、调拨和调整都会更新它。WMS 则在仓库内部做得更深，包括系统指引上架、拣货路径规划和每个环节的扫码。
| 需求 | 表格 | 库存模块 | WMS |
|---|---|---|---|
| 按品项和位置的实时库存 | 手工更新 | 有 | 有 |
| 报价和订单上的可用库存 | 无 | 有 | 通过 ERP |
| 扫码收货、拣货和盘点 | 无 | 多数有 | 有，覆盖每个环节 |
| 系统指引上架和拣货路径 | 无 | 很少有 | 有 |
| 批次和有效期追溯 | 难以保持准确 | 多数有 | 有 |
大多数小企业需要库存模块的时间远早于需要 WMS；订单量大、拣货人员多或存储复杂时，WMS 才值得上。
不管选哪种，都要和 Xero 或 MYOB 等会计软件对接，由会计软件管总账、GST 和 BAS。收货生成账单，销售生成发票，存货价值每月都应与资产负债表对得上。
先约定品项编码、成本和价格以哪个系统为准。有多个仓库、做进口的分销企业，可以参考我们的分销 ERP 指南；定制 ERP 则可以按你库存实际流转的方式来搭建库存管理。
在 Optivise AI，库存或 WMS 可以作为定制 ERP 的一个模块来建设，与订单、采购和财务共用同一份数据，并通过 API 连接你的会计软件。你可以用自己的测试数据或脱敏数据试用演示版 ERP。
常见问题
小企业的库存管理是什么？
小企业的库存管理，就是清楚自己有什么货、放在哪里、值多少钱、什么时候该补货。具体包括：准确记录收货和销售，根据销量和交货期设定补货点，定期盘点核对账实，以及用报表看清哪些货好卖。
补货点怎么算？
用平均周销量乘以供应商交货期（周），再加上安全库存。business.gov.au 的例子是：每周卖 10 把椅子、到货要两周，补货点就是 20 把。如果到货有时会晚一周，再加一周销量作为安全库存，补货点就提高到 30 把。
小企业多久盘点一次？
business.gov.au 指出，大多数企业按月或按季度盘点，而且所有企业都必须在每个纳税年度结束时核算存货价值。很多企业还会每周对高价值品项做循环盘点。能否按 ATO 的简化存货规则免做年终盘点，请咨询会计师或注册税务代理。
什么时候该把库存表格换成库存管理系统？
通常是在多人同时更新库存、库存分布在多个地点、订单来自多个渠道，或需要批次、有效期追溯的时候。盘点差异解释不清也是一个信号。这时，可以把花在纠错上的时间，和改用永续盘存系统（每笔交易都自动更新库存）所需的投入比一比。 小企业 ERP 指南
需要 WMS，还是库存模块就够了？
对大多数小企业来说，库存模块就够了。它能按品项和位置记录库存、给出补货建议，通常也支持扫码。订单量大、拣货人员多、存储复杂需要系统指引上架，或者客户需要独立的仓储报表时，单独的 WMS（仓库管理系统）才值得上。