报价自动化：更快回复询价，价格仍由人把关。

什么是报价自动化

报价自动化，是用软件根据收到的询价准备报价，减少人工操作。询价通过邮件、网站表单或买方的采购平台进来，系统读取内容、找到对应的产品和价格，再起草一份报价交给人核对。有些步骤用固定规则就够了，比如满 100 件享受阶梯价；有些则需要 AI，比如读懂一封随手写的邮件，里面提到三种产品和一个交货日期。

报价频繁、细节又多的企业最需要它：为定制零件报价的制造商、对照长长的价格表报价的批发商，以及要加上运费和贸易条款的出口商。澳洲政府给小企业的指引，也把生成和发送报价列为 AI 可以协助的日常工作之一。目的不是把人从报价中拿掉，而是让人把时间花在判断上，而不是重复录入上。

报价流程，一步一步看

不管卖什么产品，大多数报价都走同样的十个步骤。下表列出每一步，以及软件通常能承担多少。

先自动化什么

先从耗时最多、最不需要判断的步骤开始：接收询价、提取需求，以及为标准产品起草报价。这些步骤次数多、容易核对、风险低，因为结果仍然要经过人审批。工程定制或一次性的报价，等标准流程稳定之后再做。

• 先做价格表清楚的标准产品，再做定制或工程类产品。
• 先做有约定价格的老客户，再做新客户。
• 先做一个渠道，比如销售邮箱，再扩展到采购平台和电话订单。

我们的询盘与报价智能体就是按这个顺序设计的：它读取邮件和网站表单里的询盘，核对产品、价格和库存，起草报价和回复，由人审批后才发出。

哪些必须留给人

凡是超出约定规则改变价格，或者让公司作出承诺的事情，都应该留给指定的负责人。软件可以为这些决定做准备、发出提示，但不应该替人做决定。

• 价格例外：超出规则的折扣、跟进竞争对手的价格，或者低于最低毛利报价。
• 交期承诺：答应的日期取决于产能、供应商或某一批货运。
• 非标准规格、替代品，以及任何涉及安全、合规或质保的内容。
• 付款和信用条款，尤其是对新客户。
• 出口商的贸易条款。国际商会（ICC）的 Incoterms 规则明确了货物从卖方交付给买方过程中的责任、费用和风险，所以同一个单价，在 FOB 和 DAP 下意味着完全不同的东西。

审批人做的每一处修改都要记录下来。这些修改能指出规则或数据哪里需要修正，时间长了，需要人介入的次数也会减少。

开始之前要准备的数据

报价自动化的准确度，取决于背后的数据。动手搭建之前，先确认下面这些都已就绪。

• 价格表每个客户组只有一个现行版本，有负责人和复查日期。政府指引建议至少每年复查一次价格，成本或市场变化时也要复查。
• 产品数据编码、单位、规格和认可的替代品保持一致，让“M10 不锈钢螺栓”这样的需求只对应一个物料。
• 价格规则把成本加成毛利、数量折扣、客户专属价、运费和最小起订量写成明确的规则。
• 库存与交期清楚库存和交期数据从哪里来、更新得有多及时。
• 模板与条款认可的报价单格式、报价有效期和标准条款。
• 历史报价一批近期报价及其结果，用来在上线前测试自动化。
• 隐私询盘里有买方的姓名和联系方式，所以要确认澳洲隐私原则（APPs）怎样适用，以及 AI 服务把数据存在哪里。

如果产品、价格和库存数据分散在不同的表格里，先把主记录系统理顺。我们的分销 ERP 指南讲的就是批发企业的这个问题；定制 ERP 则可以把报价、订单和库存放在同一份数据上。

怎样衡量效果

对照你自己的基线来衡量，而不是对照供应商宣传册上的数字。改动之前，先记录几周的报价数据，再在试点期间和之后用同样的指标对比。

成交率受很多因素影响，不只是速度，所以要按月而不是按周来看。报价周期和返工是更早反映自动化是否有效的信号。